Importer un fichier de contacts

Notre fonctionnalité d'importation vous permet d'ajouter des contacts dans votre compte Gexmail. Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour mettre à jour automatiquement plusieurs contacts existants à la fois. <iframe src="https://www.youtube-nocookie.com/embed/KOfsuJK-sWU" width="100%" height="auto" frameborder="0" allowfullscreen="allowfullscreen"></iframe>

Comment importer des contacts ?

L'importation d'une liste comprend deux étapes :

1. Préparez dans un premier temps votre fichier de contacts en dehors de Gexmail et l'enregistrez en tant que fichier CSV.
2. Ensuite, vous utiliserez notre assistant d'importation de contacts pour ajouter vos contacts à votre compte Gexmail.

Vous n'avez pas de fichier CSV ? D'autres méthodes d'importation sont disponibles. N'hésitez pas à nous contacter pour connaître les modalités d'importation depuis un autre logiciel (Prestashop, EBP, SAGE, etc.)

Étape 1 : Préparer l'importation

Généralement vous avez déjà un fichier Excel ou tout autre format. Il faudra l'enregistrer sous format CSV (le format CSV est un format ouvert et facilement lisible). Peut importe les options du format CSV que vous choisirez : les virgules et points virgules sont autorisés et n'oubliez simplement pas d'ajouter les en-têtes à vos colonnes.

Avoir des en-têtes de colonnes dans votre fichier CSV d'importation n'est pas une obligation. C'est juste beaucoup plus pratique pour faire la liaison des données entre votre fichier et les champs Gexmail.

Étape 2 : Importer le fichier

Pour importer vos contacts vers Gexmail :

1. Accéder à la fonction Importations dans le menu principal.
2. Cliquer sur le bouton Nouvelle importation
3. Sélectionner Fichier CSV ou TXT
4. Donner un nom à cette importation pour la retrouver facilement (si vous n'indiquez rien ici, le nom du fichier sera pris automatiquement comme nom d'import).
5. Cliquer sur Parcourir et sélectionner le fichier à partir de son ordinateur.
6. Dans le format du fichier, paramétrer les différentes options de lecture. Par-exemple le séparateur de colonnes sous Windows, pour un CSV, est un ;
7. Dans le groupe Options d'importations :
   1. Choisir la manière dont vous souhaitez gérer les doublons
   2. Si les contacts importés concernent des erreurs sur les adresses e-mail ou mobiles
   3. Changer si besoin le format des dates (utile si votre fichier contient les informations sur les dates d'inscription, de confirmation et de consentement explicite).
8. Puis enfin choisir la liste où seront importés les contacts.
9. Cliquer sur le bouton Suivant

Une fois le fichier lu, Gexmail vous propose de lier les champs de votre fichier avec les données de la liste où vous allez importer les contacts.

Nous ferons correspondre automatiquement certaines colonnes de votre fichier d'importation. Par exemple, la colonne qui contient des adresses e-mail correspondra au champ Adresse e-mail requis.

1. Pour chaque colonne, sélectionner le champ correspondant dans Gexmail. Si vous avez créer des champs personnalisés, ceux-ci s'afficheront dans cette liste.
2. Répéter l'opération pour les colonnes qui seront à importer.
3. Une fois les champs et colonnes souhaitées liés entre eux, cliquer sur le bouton Suivant
4. Renseigner les informations sur ses obligations légales (Cf. chapitre suivant) et valider l'étape.
5. La dernière étape permettra de vérifier que tout est correct et de lancer l'importation.

Une fois l'importation terminée, nous vous enverrons une notification à l'adresse e-mail associée à votre nom d'utilisateur.

Obligations légales : une étape importante

Il ne suffit pas d'importer des données qui proviennent de nulle part pour faire fonctionner Gexmail et envoyer des tonnes de messages e-mailing. Il faut que être sûr que les données proviennent de sources fiables et que ces données soient les plus correctes possibles.

Cas 1 : Votre liste doit se conformer au RGPD

Aussi le RGPD vous oblige à obtenir le consentement explicite de vos destinataires afin de les protéger. Si vous avez activé les fonctionnalités liées au RGPD pour la liste où vous importez les contacts, vous aurez besoin de renseigner différentes données. Notamment les dates de consentement, de confirmation, les adresses IP de confirmation et de consentement. Si vous n'avez pas ces informations, vous pourrez importer les contacts mais pas envoyer immédiatement des messages. Vous devrez en effet créer une campagne de confirmation. Nous vous renvoyons sur la documentation sur "Comment envoyer une campagne de confirmation".

Cas 2 : Votre liste ne doit pas se conformer au RGPD

Inutile de demander une confirmation : vous aurez juste besoin d'indiquer que vos contacts sont inscrits, et d'indiquer la date de consentement dans la liste sur l'étape Obligations légales.

Mettre à jour les contacts existants

Il vous faudra peut-être mettre à jour les données de vos contacts, si ces derniers figurent sur votre liste depuis un moment. Utilisez notre outil d'importation pour mettre à jour rapidement plusieurs contacts à la fois. Cette option remplace les informations déjà existantes dans le champ de liste par les nouvelles informations issues de votre fichier d'importation. Vous suivrez la même procédure pour importer de nouveaux contacts, mais il existe quelques aspects supplémentaires à prendre en compte. Lorsque vous préparez votre liste à importer, vérifiez que le nom des colonnes de votre fichier d'importation correspond au nom des champs de votre liste Gexmail et qu'aucune colonne n'est vide. Les champs vides remplacent et effacent les données de contact déjà existantes. Cette méthode vous permet de mettre à jour uniquement les contacts abonnés ou non abonnés. Par défaut, les importations n'actualisent pas les données dynamiques (le nombre de clics, taux de réactivités, etc.) des contacts déjà présents dans votre compte Gexmail.

Si vous souhaitez mettre à jour les status "Abonné/Désabonné", ainsi que les informations de consentement et de confirmation, cochez la case Mettre à jour les informations d'inscription, de consentement, de confirmation et de désinscription pour les contacts existants. Attention : l'activation de ce paramètre effacera les données enregistrées par Gexmail pour les inscriptions qui auraient pu avoir lieu entre vos deux imports.

Procédez à une importation de fichier standard et suivez les instructions pour télécharger votre fichier et faire correspondre vos colonnes. À l'étape Options d'importation, choisir l'option "Mettre à jour les contacts existants" dans la gestion des doublons.

Remarques générales

• Les abonnés importés ne passant pas par la procédure d'inscription, vous devrez vérifier que vous avez l'autorisation de leur envoyer des e-mails.
• Lorsque vous importez des contacts vers une liste existante, Gexmail n'inclura pas les adresses en double, les rebonds ou les adresses désinscrites déjà stockées dans la liste.
• Étant donné que toutes les listes Gexmail sont indépendantes les unes des autres, Gexmail ne peut pas détecter les doublons, les rebonds ou les désinscriptions à travers les différentes listes. Si vous disposez de contacts en double dans vos différentes listes, il serait préférable de combiner vos listes en une seule liste principale, qui utiliserait des champs personnalisés ou des tags.