Les automatisations : envoyer le bon message, au bon moment, automatiquement

Cet article a une vocation d'aide à la configuration. Les libellés indiqués en gras correspondent aux boutons et champs que vous retrouverez dans l'interface.

Automatisation, e-mail automatisé, campagne : quelles différences ?

Trois notions complémentaires cohabitent dans Gexmail. Il est utile de bien les distinguer :

Autrement dit : l'e-mail automatisé répond à la question « quoi envoyer ? » et l'automatisation répond à « quand et à qui ? ». Vous trouverez les deux dans le menu « Composants » de la barre latérale, sous « E-mails automatisés » et « Automatisations ».

Quelques exemples d'utilisation

• Message de bienvenue dès qu'un contact s'inscrit à une liste ;
• Séquence d'accueil sur plusieurs jours (bienvenue, puis conseils, puis offre) ;
• E-mail d'anniversaire envoyé chaque année, avec un code promo ;
• Relance automatique des contacts qui n'ont pas ouvert le premier message ;
• Message déclenché par votre application (commande validée, panier abandonné…) via l'API ;
• Message d'au revoir après une désinscription.

Créer votre première automatisation

Rendez-vous dans Composants → Automatisations, puis cliquez sur « Nouveau déclencheur ».

Étape 1 — Nommer le déclencheur et choisir l'événement

Renseignez le « Libellé du déclencheur » (un nom qui vous permet de le reconnaître facilement, ex. « Bienvenue nouveaux inscrits »), puis choisissez l'« Événement déclencheur » parmi :

Selon l'événement choisi, un champ complémentaire apparaît :

• pour « événement envoyé par votre application (API) » : le « Nom de l'événement API » (ex. commande_validee) que votre système enverra ;
• pour « date anniversaire » : le « Champ date du contact » (ex. date de naissance). Le message part chaque année le jour indiqué par ce champ.

Étape 2 — Choisir le message à envoyer

Sélectionnez le « Message automatisé à envoyer ». Si vous n'en avez pas encore créé, rendez-vous d'abord dans Composants → E-mails automatisés pour composer son objet et sa mise en page, exactement comme pour une campagne.

Laissez enfin l'interrupteur « Actif » activé pour que le déclencheur fonctionne (vous pourrez le désactiver à tout moment sans le supprimer).

Étape 3 — Enregistrer, puis affiner

Après un premier enregistrement, deux sections supplémentaires apparaissent pour peaufiner le comportement : les restrictions et la séquence de messages.

Restreindre et sécuriser vos envois

Restrictions (optionnel)

• « Restreindre à la liste » : le déclencheur ne s'applique qu'aux événements concernant cette liste.
• « Restreindre au segment » : le message n'est envoyé qu'aux contacts qui correspondent aux critères du segment.

Réglages d'envoi

• « Délai d'envoi (minutes) » : temps d'attente entre l'événement et l'envoi du message. 0 = envoi immédiat.
• « Fréquence maximale (heures) » : un même contact ne recevra pas ce message plus d'une fois durant cette fenêtre. Valeur par défaut : 24 h. Mettez 0 pour retirer toute limite.
• « Ignorer les contacts importés » : activé par défaut (recommandé). Cette sécurité évite un envoi en masse involontaire lors de l'importation d'un fichier de contacts.

Créer une séquence de plusieurs messages

Une automatisation peut envoyer une suite de messages échelonnés dans le temps (une « séquence »). Le message principal ci-dessus constitue la première étape. Dans la section « Séquence de messages », cliquez sur « Ajouter une étape » pour programmer des relances.

Chaque étape comporte :

• « Message à envoyer » : l'e-mail automatisé de cette étape ;
• « Délai après l'étape précédente (minutes) » : le temps d'attente, compté à partir de l'étape qui précède (par défaut, environ 1 jour) ;
• « Condition d'envoi » (voir tableau ci-dessous).

Les conditions sont revérifiées au moment de chaque envoi. Un contact qui se désinscrit en cours de séquence ne reçoit pas les étapes suivantes.

Suivre les envois : l'historique

Depuis la page d'une automatisation, ouvrez « Historique des envois ». Vous y voyez chaque message déclenché, avec son statut. Cliquez sur un statut pour filtrer la liste.

Le tableau indique aussi le destinataire, le message concerné (avec un badge relance s'il provient d'une étape de séquence), un éventuel détail d'erreur, la mention « Crédit décompté » et la date d'envoi.

Crédits : combien coûte un envoi automatisé ?

En mode prépayé, chaque envoi automatisé décompte 1 crédit e-mail, comme un envoi de campagne. Deux précisions :

• les envois obligatoires (par exemple la confirmation d'inscription en double opt-in, imposée par la réglementation) partent même si votre solde est insuffisant, et sans décompte ;
• l'historique vous indique, ligne par ligne, si un crédit a été décompté pour l'envoi.

Déclencher une automatisation depuis votre application (API)

Si vous développez un site ou un outil métier, vous pouvez déclencher vos automatisations en temps réel. Créez d'abord un déclencheur de type « événement envoyé par votre application (API) » en lui donnant un nom d'événement (ex. commande_validee), puis appelez :

POST /api/v2/events
{ "event": "commande_validee", "email": "client@exemple.fr" }

La réponse indique le nombre de déclencheurs activés (triggered). Vous pouvez identifier le contact par son email ou par son contact_id. Pour éviter tout doublon si votre système renvoie plusieurs fois le même événement, ajoutez une clé d'idempotence event_key : un même contact ne sera jamais déclenché deux fois avec la même clé.

Vous pouvez aussi envoyer directement un e-mail automatisé, sans passer par un déclencheur :

• à un contact : POST /api/v2/automated_emails/{id}/send avec email ou contact_id ;
• en masse à une liste : POST /api/v2/automated_emails/{id}/send_bulk avec mailing_list_id (et un segment_id facultatif). L'envoi est asynchrone et renvoie un batch_id dont vous suivez l'avancement via GET /api/v2/automated_emails/batches/{batch_id}.

En mode prépayé, un envoi en masse est refusé si votre solde de crédits est inférieur au nombre de destinataires estimé.

Questions fréquentes

Puis-je désactiver une automatisation sans la supprimer ?

Oui. Désactivez l'interrupteur « Actif » : le déclencheur cesse d'envoyer, mais reste configuré et prêt à être réactivé.

Pourquoi certaines automatisations sont-elles marquées « système » et non supprimables ?

Certaines automatisations sont créées et gérées par Gexmail pour assurer un fonctionnement conforme — par exemple la confirmation d'inscription (double opt-in) des listes RGPD. Vous pouvez en ajuster le message, mais pas les supprimer, car elles garantissent le respect de vos obligations.

Un contact peut-il recevoir plusieurs fois le même message ?

Non, tant que la « Fréquence maximale (heures) » est renseignée (24 h par défaut) : un même contact ne recevra pas ce message plus d'une fois dans la fenêtre indiquée. Réglez-la sur 0 pour autoriser les envois répétés.

Que se passe-t-il si j'importe un gros fichier de contacts ?

Grâce à l'option « Ignorer les contacts importés » (activée par défaut), vos automatisations ne se déclenchent pas en masse lors d'un import. Vous évitez ainsi d'envoyer par erreur des centaines de messages de bienvenue d'un coup.

Mes séquences tiennent-elles compte des désinscriptions ?

Oui. Les conditions sont revérifiées avant chaque étape. Un contact qui se désinscrit, ou qui ne correspond plus au segment ciblé, ne reçoit pas la suite de la séquence (statut Ignoré dans l'historique).

Les automatisations liées aux ouvertures/clics fonctionnent-elles sans consentement au suivi ?

Non pour les contacts non consentants : ces événements reposent sur le suivi individuel. Un contact sans consentement est traité comme non-ouvreur. Pour en savoir plus, consultez notre article sur le consentement des pixels de suivi.